Wordの困ったを解決!


OPCでは、様々なオフィスワークのお仕事を提供しています。
そこでは、ワード、エクセル、パワーポイント、アクセス等のスキルが必要になってきます。
この豆知識コーナーでは、そういったスキルアップに役立つ情報を積極的に発信していく予定です。
今回は、ワードに関してです。
Wordの困ったを解決!
Wordの文言作成では、さまざまなトラブルに遭遇することがある。レイアウトが崩れたり、画像が消えたり、ファイルが開かなかったり。この特集では、典型的な「困った!」事例とその対処方法を紹介しよう。
Wordで文書作りをしていると、表のレイアウトが大きく崩れることがある(図1)。列の幅を1列ずつ調整し直すのかと思うと、作業を投げ出したくもなるだろう。
 
しかし、Wordでこのようなトラブルは日常茶飯事。せっかく配置した写真が何かの拍子に動く、あるいは消えてしまうというのもよくある現象だ(図2)。
 
行間の調整の難しさも悩みの種(図3)。標準の文字サイズ(10.5ポイント)で適切だった行間が、文字サイズを大きくした途端に広がりすぎたり、逆に文字サイズを小さくしても狭まらなかったりする。
◆解決方法は必ずある
もちろん、Wordにはこういったトラブルを解決するための方法が、ちゃんと用意されている。例えば、図1のように乱れた表のレイアウトは、列輻を自動調整する機能を使うことで、難なく修正できる。同じように、画像を配置場所に固定する機能や、行間を適切に整える機能もある。
 
トラブル解決で大切なのは、「なぜそうなるのか」という原因を理解した上で、「どうすればよいのか」という対処方法を選ぶことだ。正しい解決方法を知り、文書作りを快適に進めよう。
Wordの文字表示では、句読点の「。」や「、」が行頭に来たり、各種の左かっこが行末に置き去りにされることがない。これは行頭に表示しない文字を「行頭禁則文字」、行末に表示しない文字を「行末禁則文字」に指定して、自動調整しているからだ。ただし、「つ」や「エ」などの小さい文字は、初期設定で禁則文字に指定されておらず、行頭に表示されることがある(図1)。
 
一般に、小さい文字は行頭に表示しない方が読みやすい(図2)。「ファイル」タプから「Wordのオプション」を開き、「禁則文字の設定」を。「高レベル」に指定すれば、行頭禁則文字に小さい文字を追加できる(図3)。
 
文字の入力中に困るのは、自動設定される書式。特にハイパーリンクは、URLなどが下線付きの青文字に変わり、そのままで印刷される。不要なら、直後に「Backspace」キーで解除しよう(図4)。
 
いちいち解除するのが面倒なら、「Wordのオプション」で設定をオフにする(図5)。このダイアログボックスでは、ほかの自動設定もオフにできる、例えば「●」のような行頭の記号を箇条書きの段落記号に変えたくないときは「箇条書き(行頭文字)」をオフにする。
 
縦書き時に、半角文字が横向きになってしまうのも好ましくない。全角文字に直す手もあるが、日付など2桁までの数字は「縦中横」機能で並べるのがお勧めだ(図6、図7)。
 
全角文字に直す場合は、該当する文字列にカーソルを置いた状態で、「ホーム」タブの「文字種の変換」から「全角」を選ぶ。
フォント(書体)は、文字列のイメージを左右する大切な要素。「ホーム」タブの「フォント」で手軽に変更できるが、半角英数字のバランスが悪くなることがある(図1)。これは、半角英数字にも「日本語用のフォント」が使われたせいだ。
 
フォントには、全ての文字に設定できる「日本語用のフォント」と半角の英数字と記号だけに設定される「英数字用のフォント」がある。標準では前者に「MS明朝」、後者に「Century」が使われている。
 
フォントを変更するときは、日本語用と英数字翔の両方を指定しよう。もちろん、相性の良いフォントを組み合わせることが大事だ(図2)。
実際の設定では、日本語用→英数字用の順番にフォントを選ぶ。「森と緑のセミナーVol.28」という文字列なら、全体を選択して、最初に日本語用のフォント「HG明朝E」を選択。全体が「HG明朝E」に変わるので、そのまま続けて、相性の良い英数字用のフォント「Times New Roman」を選べばよい。これで半角文字の「Vol.28」だけが「TimesNew Roman」になる。
 
いったん設定したフォントは、できるだけ使い回したい。文字列は通常、コピー元の文字スタイルで貼り付けられてしまうが、コピー先のフォントや文字サイズを反映させることもできる(図3、図4)。これで操作の手間を省こう。
◆行間の制限を外せば解決
送りの整数倍で増減する」という制限がかかっているせいだ。例えば「行送り」が18ポイントの場合、行間は18ポイント→36ポイント→54ポイントと変化する。14ポイントの文字列には20ポイント程度の行間が適当なのに、制限のせいで36ポイントに広がってしまうのだ。逆に文字サイズをどれほど小さくしても、行間は18ポイント以下にはなってくれない。
 
行間を本来の1行(文字サイズ+若干の空き)にしたいときは、制限を解除しよう。段落内にカーソルを置き、「ホーム」タブの「段落」ボタンをクリック(図5)。ダイアログボックスで「1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」をオフにすればよい(図6)。これで行間は、文字サイズに応じた間隔になる(図7)。なお、文書全体の制限を外しておくこともできる(図8)。
◆専用の操作箇条書きを変更
箇条書きのスタイルを利用するときは、やや特殊な操作が必要だ。例えば、離れた段落に続きの番号を振る場合は、「オートコレクトオプション」で「自動的に番号を振る」を選択する(図9、図10)。
 
箇条書きスタイルは2行目以降を字下げしているため。、「Enter」キーで改行すると次行が1行目の位置に飛び出してしまう(図11、図12)。段落内での改行は[Shift]+[Enter]キーで実行しよう(図13)。
 
1行目と2行目以降の位置も、ルーラー上のインデントマーカーなどを使わず、専用のダイアログボックスで変更しよう(図14~図16)。
データを整理し、見やすく提示するのが表の役割。データはセル内にバランス良く配置したい。そのためには、行の高さや列幅を調整する必要があるが、罫線をドラッグして1ヵ所ずつ変えるのは面倒だ。図1のように、複数の列幅が乱れている場合は、自動調整機能を利用しよう。
 
表内にデータを入力した後、表ツール「レイアウト」タブの「自動調整」から[文字列の幅に合わせる]を選べばよい(図2)。これで列幅は、セル内のデータに合わせて自動的に変化する(図3)。表の幅を文書の行幅に合わせたいときは、続けて「自動調整」から「ウィンドウサイズに合わせる」を選ぼう(図3)。表が文書の行幅に広がって、各セルの列幅に余裕ができる(図4)。
 
列幅は、動かないように固定することも可能だ。セル内にサイズの大きい画像を挿入したら列幅が広がった、というのはよくあるトラブル(図5)。これを避けるには、画像の挿入前に「自動調整」から「列の幅を固定する」を選んでおく(図6)。これで画像のサイズの方が列幅に合わせて変更される。なお、固定した列幅は、罫線のドラッグなどで任意に変更することはできる。
 
一覧表などで列幅を均等にそろえたいときは、範囲を選択して「幅を揃える」ボタンをクリックしよう(図7、図8)。行の高さは「高さを揃える」ボタンで均等にできる。
◆9つの配置方法を使い分ける
 
セル内では、データの位置を水平と垂直の2方向で指定する。セルを大きめに設定すると中のデータが左上に片寄ってしまうことがあるが(図9)、これは配置が「両端揃え(上)」になっているため。
 
表ツール「レイアウト」タブの「配置」には、9通りの配置ボタンが用意されている。ボタン名の前半が水平方向、後半のかっこ内が垂直方向を示しているので、状況に応じて適切な配置を選ぼう。図9では「両端揃え(中央)」を選んだ。これで垂直方向の配置が「上」から「中央」に変更され、データはバランス良く表示される(図10)。
 
なお、水平方向にはもう一つ「均等割り付け」という配置がある。文字列を等間隔でセル幅いっぱいに配置する方法で、文字数の異なる見出しを同じ幅にそろえる場合などに便利だ。設定は「ホーム」タブの「均等割り付け」ボタンで行う。
◆メニューで罫線を簡単に変更
セルの色や罫線のスタイル設定も、表作成には欠かせない作業。「罫線を引く」モードに切り替えると、罫線をなぞるようにドラッグして線種を変更できる(図11)。ただ、変更が広範囲だと面倒。また、ドラッグ操作がうまくいかない場合もある。
 
そこでお勧めなのが、罫線の変更位置をメニューで指定する方法だ。まず罫線を変更する範囲として2~5列目を選択する(図12左)。続いて表ツール「デザイン」タブで線のスタイル(線種、太さ、色)を指定。最後に[罫線]のメニューから、変更位置を選択する(図12右)。この例では、2~5列目の境を区切る縦罫線(3本)を点線に変えるため、「縦罫線(内側)」を選んだ。
写真や地図といった画像の扱いで、もっと多いのは配置に関するトラブル。Wordの初期設定では、画像はカーソル位置の「行内」に挿入される。大きな文字のような形になっているため、ドラッグしても別の行内にしか動かせない。
 
画像をページ内の好きな場所に配置するには、図ツール「書式」タブの[文字列の折り返し]を「行内」から「四角」「前面」などに変更する(図1)。周囲に文字列を配置するときは「四角」を選ぼう(図2)。
◆画像を配置場所に固定する
行内から出た画像は、特定の段落につながれ、その段落と一緒に移動するようになる。これが、画像が動いてしまう原因だ。連結先の段落は「アンカー」と呼ばれるいかり形のマークで確認できる(表示されないときは「ホーム」タブの「編集記号の表示/非表示」をオンにする)。
 
図3の例では、写真が本文の2段落目に連結しているので、上に本文を追加した途端、2段落目の本文と一緒に下にずれてしまった。
 
画像を配置場所から動かしたくない場合は、ダイアログボックスで「文字列と一緒に移動する」をオフにしよう(図4)。なお、特定の段落と共に動かしたいときは「アンカーを段落に固定する」をオンにする(図5)。いずれの設定をしても、連結先の段落を削除すると画像も消えるので注意しよう。
 
複数の画像やテキストボックスなどを組み合わせるときは、「グループ化」でまとめるのがお勧め(図6左)。配置も楽になる(図6右)。
ページ番号など、各ページに共通して印刷する項目は、通常ヘッダーやフッターに入力する。本文とは適度な問隔を保つのが理想だが、ヘッダーやフッターの領域が本文に食い込むことがある(図1)。これはヘッダーやフッターが、余白に収まらなかったせいだ。余白を広げる手もあるが、まずはヘッダーやフッターの位置を調節してみよう。
 
位置は、用紙の端からの距離で指定できる。図2では「17.5mm」から「5mm」に変更したところ、フッターが下がって余白内に収まった。
 
このような表示のズレは、ページ全体のレイアウトを台無しにする。段組みの文書でも、左右の行位置に気を付けよう。例えば、段落前に「0.5行」のような半端な空きを作ると、左右の行位置がずれてしまう(図3)。「1行」に変更したり、あるいは前に「0.8行」、後に[0.2行]のようにしたりして、合計で1行になるような調整をしよう(図4)。
 
はがきの作成では、横書きか縦書きか迷うことがある。文字方向は「文字列の方向」で簡単に切り替えられるが、このとき用紙の方向も変わる場合がある。「印刷の向き」で適宜修正しよう(図5)。
 
なお、はがきの内容を用紙の端まで印刷するため余白を「0mm」にすると、警告のメッセージが表示される(図6)。そのまま[無視]しても構わないが、「修正」を選ぶと、使用プリンターの最小余白を自動設定できる(図7)。余白を0mmにしても、通常の印刷ではこの最小余白が設定される。端まで印刷するには「ふちなし印刷」の指定が必要だ。
修正を保存せずに文書ファイルを閉じてしまったという失敗はよくある。 Wordには、このうっかりをリカバーする機能がある。「ファイル」タブの「情報」を開き、「バージョン」に表示された未保存の文書をクリックすればよい(図1)。一度もファイルに保存していない文書は、ダイアログボックスで探す(図2)。
 
いずれの場合も、Wordが自動保存しなかったファイルは回復できないので注意しよう。何分間隔で自動保存するかは、「Wordのオプション」ダイアログボックス。の「保存」カテゴリーで確認できる。
 
Word 2007以降の文書ファイルは、そのままWord 2003で開くことができない。 Word 2010の文書を取引先に送ったが、相手方のWordが2003で開けなかった、というトラブルも想定される。Word 2003以前で開く可能性があるなら、従来のdoc形式で保存しよう(図3)。
 
保存の実行前には、旧バージョンと互換性のない機能が報告される。確認して「続行」ボタンをクリックしよう(図4)。互換性のない機能でも、できる限りレイアウトを維持して保存してくれる。
なお、旧バージョンの文書を開くと、一部の機能が制限される。[ファイル]タブの「変換」で、現バージョンの文書ファイルにしよう(図5)。
 
ファイルの送信時には、安全性にも留意したい。公開したくない情報は「ドキュメント検査」で削除するのがお勧め(図6、図7)。一部の情報は削除すると元に戻せないので、配布用の文書とは別に、オリジナルを保管しておいた方が無難だ。印刷結果の品質は、プリンターの機種や設定、用紙の種類など、いろいろな要素に左右される。画面のイメージ通りに印刷するには、テスト印刷を重ねる必要がある。
 
トラブルで多いのが、周囲が切れる現象(図1)。これは、プリンターが自動的に最小余白を設けるためだ。印刷したい内容を、余白の内側に収めれば解決する(図2)。
 
画面表示通り、用紙の端まで印刷したい場合は、プリンターのプロパティで「ふちなし」の印刷設定をしよう。設定画面はプリンターによって異なる。図3は、キャノン製プリンター「PIXUS MP640」の設定画面だ。「プロパティ」ダイアログボックスの「ページ設定」タブを開き、「ページレイアウト」から「フチなし全面」を選択した。
◆両面印刷は「見開き」設定で
ページ数が多い文書は、印刷をしてとじるのが一般的。このとき、とじる側の余白を広くするとバランスが良くなる。ただ、両面印刷の場合は、表と裏のページでとじる側の余白が逆になる。そのため、通常の設定では位置が合わない。両面印刷に対応した余白設定をしよう。
 
まず「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブで、「印刷の形式」に「見開きページ」を選ぶ(図4)。続いて「とじしろ」の幅を指定する。とじしろは、ページをとじるときに貼り合わせる部分。見開きの場合は、奇数ページの左側、偶数ページの右側に設定される。ページを両面に印刷すると、裏表のとじしろが同じ位置になる(図5)。

 

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